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職員のスケジュール把握

今日は現在おおさと社協で取り組んでいる

「職員のスケジュール管理をどうするか?」

について書こうと思います。

おおさと社協の法人本部には現在7名の職員がいます(正職・臨職含む)

さらに会長が決裁や行事のためにお越しになる場合もあり、事務所内には8つの机が並んでいます。

その他に事業所があるのですが、今回は法人本部の方のスケジュール管理について。

以前から少しずつ問題は出されていたのですが、

全体の予定はホワイトボードに記入されているが、個人の細かい行動予定まで記載されていないので、社協の行事や会議を入れるときに、

この日に予定を入れて大丈夫なのか?ということについて即座に判別できない。

ということが最近まで一つの課題として挙げられていました。

「ホワイトボードに細かく書けば…」ということもあるのですが、

個人の本当に細かいところまで書くか?(かけるか?)

という問題もあり書いてはいなかったのです。

口頭では連絡や調整はしていたのですが、人数が増えていくとそういうことも難しくなってくるということで、つい1か月前から試験的に

スケジュール共有ソフト(フリーウェア)

を導入いたしました。

とても簡単に説明すると、

それぞれがそれぞれ自分のPCから予定を入力すれば、それが全体で共有できる。(当然ネットワーク環境は必要です。)

というものです。

とにかくコストをかけられないということもあって導入してみたのですが、これが結構便利で、お互いの細かいスケジュールまで分かる(個人がちゃんと入力すれば)ので、非常にいいなぁと筆者は感じています。

現在の使い方としては、ホワイトボードにはある程度全体に見えるスケジュールを書いておいて、細かい予定を知る必要がある場合にはPCで確認という形で使用しています。

ただ、職員間のコミュニケーションは多少減ったしまったかも・・・

またその他何か不具合が出るかもしれませんが、現状ではかなり軽快に動いていただいております。

もっといい方法があればいいのですが、今年度一杯くらいは使ってみてその後にまた考えたいなぁと思います。

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